1) O primeiro passo é definir o tema central do evento. O planejamento é
fundamental, descreva os objetivos e estratégias de trabalho, elabore a programação, orçamento e cronograma de atividades;
2) As ações devem ser previamente estabelecidas;
3) Construa a metodologia que irá nortear os trabalhos;
4) Defina a data e o horário do evento, certificando-se de que não entrará em conflito com outras atividades;
5) Organize a equipe de trabalho, delegando funções a cada integrante, uma equipe responsável por realizar o cerimonial do evento é necessária;
6) A definição do local deve ser feita com uma análise criteriosa, considerando o público esperado, o espaço físico disponível e, também a facilidade de acesso;
7) Faça um check-list com todos os equipamentos necessários;
8) Busque por patrocínio e apoio, pois a captação de recursos facilita a execução do evento;
9) Definido o cronograma de execução, é importante priorizar sua divulgação, pois esta vai definir o sucesso, ou não, do evento;
10)Dentre os participantes que virão de longa distância, cuide da hospedagem próximo ao local do evento e sua locomoção;
11)Escolha o tipo de decoração, acomodação de mesas e cadeiras considerando o número de participantes e o tipo de evento;
12)Cuide dos bastidores: verifique se é necessário recepcionistas, operadores de vídeo, som, luz e foto. Todos os equipamentos devem ser instalados e testados com antecedência;
13)Defina o tipo de alimentação dos participantes;
14) Fique atento a emergências, imprevistos e tenha toda cautela para resolvê-los;
15)Faça uma pesquisa entre os convidados a fim de conhecer seu grau de satisfação. Emita um relatório considerando todos os indicadores para concluir se os objetivos foram alcançados e qual foi o desempenho da equipe.
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